Если вы работаете с КСА

Хит-материал
Версия для печати

Не все субъекты хозяйствования при приеме наличной выручки обязаны использовать кассовые суммирующие аппараты (КСА) или специальные компьютерные системы (СКС). Тем же, для кого такая обязанность установлена, предлагаем ознакомиться с этим материалом. Надеемся, после его прочтения вопросов по использованию КСА или СКС у вас не останется, а при применении всех наших рекомендаций у проверяющих не будет шансов поймать вас на ошибках, связанных с этими аппаратами или системами.

Нормативка по КСА
В этой статье мы не будем подробно говорить о том, кто из субъектов хозяйствования при приеме наличной выручки обязан использовать КСА (СКС), а кто нет. Для решения данного вопроса вы можете обратиться к подпункту 2.2 постановления Совмина и Нацбанка от 09.01.2002 № 18/1 «О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем», с изм. и доп. (далее — постановление № 18/1). Там перечислены случаи, когда субъекты хозяйствования вправе принимать деньги без использования КСА. Ну, а тем, чья деятельность не указана в подпункте 2.2 постановления № 18/1, КСА (СКС) необходимы.
Основным документом, который чуть ли не наизусть должен знать ИП или его работник, принимающий выручку с использованием КСА, является Инструкция о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, утвержденная постановлением МНС от 09.09.2004 № 103 с изм. и доп.  (далее — Инструкция № 103). Регистрация КСА в ИМНС осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации в инспекциях Министерства по налогам и  сборам Республики Беларусь кассовых  суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров,  входных билетов, программ (буклетов), квитанций, применяемых юридическими  лицами и индивидуальными предпринимателями для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением МНС от 03.09.2004 № 100, с изм. и доп. (далее — Инструкция № 100).
А теперь рассмотрим, как вышеприведенные документы регламентируют использование КСА и СКС при приеме наличной выручки.

Что надо сделать до приобретения КСА
Прежде чем покупать КСА или СКС, необходимо:
— открыть расчетный счет. Ведь согласно пункту 5 Инструкции № 100 основанием для регистрации КСА и СКС (кроме билетопечатающих машин и таксометров) ИП является открытие им в банке текущего (расчетного) счета. Факт открытия счета налоговики обязаны проверить сами;
— выбрать КСА (СКС) и проверить информацию о нем в Государственном реестре моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь, утвержденном постановлением Госкомитета по стандартизации от 04.06.2003 № 29, с изм. и доп. Мало того, что КСА (СКС) должен быть там зарегистрирован, нужно еще, чтобы срок его использования составлял как минимум 6 лет после приобретения.

…и сразу после приобретения
После покупки КСА (СКС) следует:
— заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО), который будет производить техобслуживание и ремонт аппарата (подпункт 2.3 постановления № 18/1). Такие ЦТО обязательно должны иметь сертификаты соответствия Национальной системы сертификации;
— ввести КСА (СКС) в эксплуатацию. Ввод осуществляет уполномоченный работник ЦТО, который составляет акт о показаниях счетчиков при регистрации аппарата в 2 экземплярах. При вводе в эксплуатацию кассового аппарата работник ЦТО должен ознакомить кассира с правилами эксплуатации и работы на конкретном аппарате (под роспись), что подтверждается выдачей кассиру удостоверения. На работу кассира можно принять человека, уже имеющего соответствующую квалификацию и документ об этом образовании, но это не отменяет обязанности работника ЦТО ознакомить такого квалифицированного кассира с особенностями работы конкретного КСА. Кроме того, кассир обязан иметь соответствующую группу допуска по электробезопасности и под роспись должен быть ознакомлен с правилами техники безопасности. С ним следует заключен договор о полной материальной ответственности;
— купить книгу кассира-операциониста (по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 103), пронумеровать страницы, прошить, скрепить подписью ИП;
— зарегистрировать КСА (СКС) в налоговой инспекции по месту постановки на учет. Для этого в ИМНС представляются следующие документы:
1) заявление установленной формы (согласно приложению 1 к Инструкции № 100);
2) список КСА, СКС, билетопечатающих машин, таксометров, представленных для регистрации в инспекцию МНС, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 100 в 2 экземплярах;
3) эксплуатационная документация (паспорт (формуляр) аппарата или системы);
4) договор на техническое обслуживание и ремонт и его заверенная в установленном порядке копия;
5) акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков с приложением отчета (кассового чека) с показаниями суммирующего денежного счетчика по каждому аппарату (системе) по установленной форме, составленный совместно с работником ЦТО;
6) книга кассира-операциониста, прошнурованная, пронумерованная, скрепленная подписью ИП и печатью (при ее наличии). Регистрация последующих книг кассира-операциониста производится после представления в инспекцию МНС законченной книги.

Если в жизни перемены
В случае если у ИП меняется фамилия, имя либо отчество, он должен в 15-дневный срок со дня, следующего за днем изменения, представить в ИМНС заявление произвольной формы о соответствующем изменении в 2 экземплярах, один из которых остается в инспекции МНС, и документы, на основании которых внесены эти изменения.
Если же меняется наименование пункта установки аппарата и системы или их адрес (кроме аппаратов и систем, используемых на транспорте и при выездной торговле), ИП в 5-дневный срок представляет в инспекцию МНС список аппаратов и систем, сведения о которых изменились, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 100. Этот список хранится вместе с первоначальным списком и имеет тот же регистрационный номер.
При снятии ИП с учета в одной ИМНС и постановке на учет в другой (при изменении места жительства ИП либо в связи с принятием госорганами соответствующих решений) аппараты и системы снимаются с учета в одной инспекции МНС и ставятся на учет в другой. При этом инспекция МНС по прежнему месту жительства ИП направит в ИМНС по новому месту жительства ИП список зарегистрированных ею аппаратов и систем и сведения о снятии их с учета.

Куда поставим аппарат
Устанавливать КСА необходимо таким образом, чтобы покупатель (потребитель) мог видеть индикатор, отображающий сумму денег, проведенную по аппарату. Если у КСА нет индикатора покупателя, аппарат следует установить таким образом, чтобы его было видно (пункт 12 Инструкции № 103). Обратите внимание: эта, казалось бы, мелочь, очень тщательно контролируется при проведении внеплановых тематических оперативных проверок (ранее — рейдовых проверок). Непосредственно место установки аппаратов и систем определяется субъектом хозяйствования, их использующим.

Проверяем документы в объекте с КСА
В месте установки КСА согласно пункту 11 Инструкции № 103 должны быть в наличии:
1) книга кассира-операциониста;
2) эксплуатационная документация на аппарат или систему (паспорт (формуляр) аппарата или системы);
3) документы, подтверждающих выдачу кассиру, иному уполномоченному лицу перед началом рабочего дня (смены) наличных денег авансом для расходных операций.

Что позволено единщику…
При работе с КСА (СКС) законодательством предусмотрены некоторые послабления для ИП — плательщиков единого налога. Так, в соответствии с пунктом 11 Инструкции № 103 единщики имеют право не вести книгу кассира-операциониста и, соответственно, не регистрировать ее в ИМНС. Требования о наличии в месте установки аппаратов и систем эксплуатационной документации также на них не распространяются. Эта категория ИП может не иметь в месте установки КСА (СКС) документов, подтверждающих выдачу кассиру, иному уполномоченному лицу перед началом рабочего дня (смены) наличных денег авансом для расходных операций.
Правда, если в одном торговом объекте продаются товары, при реализации которых уплачивается единый налог, и товары, подпадающие под иной порядок налогообложения, ИП права на эти послабления не имеют.

Оформляем книгу кассира-операциониста
При первом включении КСА (а также каждые последующие рабочий день, смену) в книге кассира-операциониста производится запись даты и показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) аппарата, системы на начало рабочего дня (смены). По окончании рабочего дня (смены) производится заполнение остальных реквизитов, предусмотренных формой книги кассира-операциониста. В соответствии с эксплуатационной документацией на аппараты, системы по окончании рабочего дня (смены) формируется отчет закрытия смены (Z-отчет). Эти Z-отчеты и использованные контрольные ленты хранятся в опечатанном виде в течение 3 лет, после чего могут быть уничтожены (пункт 16 Инструкции № 103).

Принимаем выручку с КСА
Кассир, иное уполномоченное лицо обязаны проводить суммы принятых наличных денег через аппарат и в подтверждение принятых сумм выдавать покупателю (потребителю) чек. Запрещается проводить одной суммой по аппарату выручку, полученную от нескольких покупателей. Чек необходимо пробивать не после ухода покупателя, а в его присутствии (пункт 12 Инструкции № 103). На это также обращается внимание при проведении рейдовых проверок. Кроме того, предлагаем обязать своих кассиров передавать покупателям сдачу вместе с чеком. Это не даст возможности обвинить кассира в невыдаче чека, что достаточно часто происходит при проведении рейдовых проверок.
Деньги в денежный ящик КСА (СКС) необходимо помещать после выдачи покупателю (потребителю) чека. При отсутствии денежного ящика в аппарате или иного места аналогичного назначения, определенного эксплуатационной документацией на аппарат, ящик необходимо приобрести и установить. В ящике не должно быть денег, принятых без пробития чека (за исключением наличных денег, полученных авансом для расходных операций перед началом рабочего дня), ведь они подлежат конфискации как принятые с нарушением правил использования КСА (пункт 21 Инструкции № 103).

Размер на размен
Денежные средства авансом для расходных операций могут быть выданы кассиру, например, на размен наличных денег. Отметим, что сумма разменных наличных денег не должна превышать 5 БВ (175 000 руб.) на каждое уполномоченное лицо (пункт 10 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 17.01.2008 № 4, с изм. и доп).

Кассиру запрещается хранить свои личные деньги в ящике кассового аппарата или месте, установленном для хранения выручки эксплуатационной документацией. Чтобы у проверяющих не возникало лишних вопросов, лучше личные деньги оставить в сумке или, на худой конец, в кармане верхней одежды.
Иногда возникают ситуации, когда необходимость вернуть покупателю деньги, принятые с использованием КСА (СКС), например, при возврате денег покупателям за некачественный товар, а также в случаях, когда покупатели возвращают качественный товар в течение 14 дней после приобретения. При таком возврате следует составить акт о возврате наличных денежных средств покупателю (потребителю) по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 103. Указанные суммы отражаются в графе 7 «возвращено денежных сумм покупателям (потребителям) по неиспользованным кассовым чекам» книги кассира-операциониста.
Кроме того, кассир может допустить ошибку при вводе в чеке КСА либо СКС суммы. В таком случае этот чек нельзя использовать (погашать) в течение рабочего дня (смены). В конце рабочего дня (смены) составляется реестр ошибочно сформированных чеков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 103, к которому прилагаются ошибочно сформированные чеки. Таким образом, в случае ошибок запрещено их исправлять, пробивая чеки последующим покупателям. Покупателю должен выдаваться чек ровно на сумму произведенной им покупки.

Если КСА сломался
В такой ситуации, с одной стороны, необходимо продолжить работу и прием выручки от покупателей, а с другой — следует осуществить ремонт КСА.
Рассмотрим каждое из этих действий в отдельности.
В случае если выяснится, что КСА неисправен, надо сразу же прекратить прием денег с его использованием. При этом, если в торговом объекте установлен другой аппарат, следует направить покупателей к нему. А при отсутствии другого аппарата необходимо осуществлять прием денег от покупателей с использованием приходных кассовых ордеров (форма № КО-1) или отрывных талонов (форма № 20-ФС). Причем денежный документ необходимо выписывать каждому покупателю. Бланки данных документов следует приобрести заблаговременно и иметь их в своих торговых объектах. После ремонта и введения в эксплуатацию аппарата или системы не позднее 3 дней со дня, следующего за днем введения, необходимо сообщить в свою ИМНС информацию о количестве  использованных первичных учетных документов для приема выручки (пункт 14 Инструкции № 103).
А теперь о ремонте. Если вы сдаете свой неисправный КСА в ремонт в ЦТО, вам там могут выдать из резервного фонда аппарат на замену (если таковой имеется). Согласно пункту 8 Инструкции № 100 замена КСА, СКС, сданных в ремонт, на КСА, СКС из резервного фонда ЦТО производится с заполнением акта согласно приложению 5 к Инструкции № 100, который прикладывается к отчету кассира. Один экземпляр акта передается ИП.
У вас может возникнуть вопрос, надо ли вам самим регистрировать подменный аппарат в своей ИМНС. Нет, не надо. Согласно тому же пункту 8 Инструкции № 100 регистрация аппаратов или систем, выданных из резерва ЦТО на время ремонта вышедших из строя КСА и СКС, производится в инспекции МНС по месту постановки на учет ЦТО, а не по месту регистрации субъектов хозяйствования, у которых сломался КСА. Таким образом, никаких дополнительных действий с этим КСА совершать не придется.

Ирина ИЗОТОВА, аудитор

Редакция обладает исключительными правами на использование опубликованного аналитического материала, воспроизведение материала без письменного разрешения редакции запрещено.

Июнь 15, 2010