Как пересчитываются командировочные расходы по зарубежным командировкам

В данной статье рассмотрим ситуацию, когда аванс выдан в белорусских рублях или иной валюте, нормы установлены в другой валюте, а в стране командирования в обращении находится третья валюта. Какой курс применяется в таком случае для перевода расходов из одной валюты в другую при расчетах с командированным лицом, если аванс выдан в белорусских рублях?

Несмотря на то, что работнику, командированному за границу, аванс на командировку выдается в белорусских рублях, расчеты с ним регулирует Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее — Инструкция № 185).

Какие расходы могут быть указаны в отчете
Напомним, что согласно статье 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При командировках в Россию билеты на проезд туда и обратно часто приобретаются по безналичному расчету в Беларуси, поэтому у командированных работников зачастую таких расходов нет. А вот командированные в Россию водители, выполняющие международные перевозки, как правило, по дороге приобретают топливо за наличный расчет, то есть производят «иные расходы» (часть третья пункта 32 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115; далее — Инструкция № 115). Кроме того, водители часто ночуют в своих машинах, то есть документы, подтверждающие расходы на проживание, у них отсутствуют. В этом случае они согласно части первой пункта 16 Инструкции № 115 имеют право на компенсацию в размере как минимум 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Хотя оплата данных расходов при отсутствии подтверждающих документов в коммерческих организациях и у ИП может быть и больше, по решению нанимателя она может достигать 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения (часть вторая пункта 16 Инструкции № 115).

Справка. При оплате компенсации расходов за проживание без подтверждающих документов у командированных работников (кроме водителей, осуществляющих международные автоперевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними) время нахождения в пути при расчете не учитывается (часть первая пункта 16 Инструкции № 115). А у водителей, осуществляющих международные автоперевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, — учитывается (часть третья пункта 16 Инструкции № 115).

Мы рассмотрим отчет об израсходованной в командировке иностранной валюте, состоящий из четырех видов расходов:
●  суточные;
●  оплата проживания;
●  расходы на проживание при отсутствии подтверждающих документов;
●  приобретение топлива.
Отметим, что расходы на оплату проживания и приобретение топлива необходимо подтвердить документально, а вот суточные подтверждать не надо, то есть на одни расходы у командированного работника должны быть подтверждающие документы, другие же расходы возмещаются ему без таких документов.

Справка. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы (часть вторая пункта 28 Инструкции № 185):
●  проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автоперевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета — маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;
●  кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
●  чеки КСА или СКС, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;
●  кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки — выписка, подтвержденная банком);
●  карт-чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки — выписка, подтвержденная банком);
●  договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
●  другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

 

В каких размерах и в какой валюте в отчете указываются расходы, а также пример отчета об израсходованных суммах ищите в журнале «Индивидуальный предприниматель» №5/2018, стр. 48.

 

Оформить подписку на журнал